服务
企业内容管理

应用概述

企业内容管理 (ECM) 解决方案支持企业充分利用其内容当中嵌入的客户信息和公司知识。ECM 解决方案可以捕获、存储、激活、分析和自动执行业务内容,从先前的非结构化数据和不可用数据中获得新价值。

如果能够在整个企业中有效管理内容,那么内容就可以用于开展客户互动、自动执行业务流程并促进协作。

企业内容管理界面

文件与档案的分类

对文件进行分类,从不同的角度上观察可以采用不同的标准,产生不同的分类结果。文书处理的客观需要,也不可能仅仅满足于一种分类方法。分类方法的选择,应当以分类的结果对实际工作是否具有指导意义来确定。



一般来说,文件分类的依据主要由文件的使用范围、来源、行文关系、内容与性质、密级、实现要求等,如,按行文关系,可将文件分为上行文、平行文和下行文三种。按密级,又可分为保密文件和非保密文件。采用何种分类方法,应根据本单位的实际情况而定,亦可同时按几种方法对文件进行分类。

为了维持管理方法的稳定与一致性,文件分类方法一经确定,就应保持基本稳定。

文件与档案分类的依据

档案管理

所提供的档案管理功能包括授权、借阅与归还、统计、注册与取消注册、档案注销、表格打印以及复制、剪切和删除等,可满足日常管理的各种需要。对于借阅与归还,可实现全流程化,且还提供了到期提醒功能,可通过内部邮件或短信提醒管理者和借阅者按时归还外借的文档与资料。

档案的全生命周期管理

文件归档

提供了一个非常专业化且功能全面的归档编辑界面,所有的归档操作,几乎可在同一界面内完成,给用户提供了便利。

文件归档管理

• 在文件管理阶段,提供了多种自动化的方式,将处理完毕的文件自动收集到档案收集箱中,档案管理人员可根据管理需要,及时将档案收集箱中的待归档文件转入相应的档案类目中,以形成档案。

• 对于没有自动转入档案收集箱的文件,亦可采用多种方式进行归档操作。

• 文件的归档操作,可由文件持有者将文件移交给档案管理人员后,再由档案管理人员予以归档,亦可由档案管理员授权文件持有的部门或人员直接进行归档操作,归档完成后,经档案管理员验收,再入库保管。

如何开始着手使用 ECM

认真对待数字化转型的企业需要从基础开始。首先,捕获首个商机中的内容。 接下来,对其进行分类并应用监管规则。然后对访问者进行控制,并为人们提供快速找到该内容的工具。最后,以动态方式将内容放入业务流程和协作中。

流程表单

确定内容在业务运营中扮演的角色

企业内容管理的成功采用始于对企业的评估。基于纸张的流程会影响哪些领域获得成果的速度?业务内容在企业中位于何处:在文件共享、ECM 系统还是云存储库中?对于监管、合规性和文档保留,您的策略是什么?

手写批注、手写签名

选择初始项目

CM 解决方案具备可扩展性,并且通常从部门或业务线应用程序开始。 一旦所有利益相关方参与并提供输入信息后,就可以为解决方案设定远景和可度量目标,并在进行全面测试和用户培训后部署解决方案。通常,解决方案的成功实施会扩展到其他部门,这些部门会开始成为下一个项目。

文件流转和处理

在整个企业内扩展 ECM

ECM 最适合作为企业级解决方案来部署。第一个项目完成后,可以重复多种元素和过程,使得后续项目成本更低廉,部署速度更快。企业纷纷制定共享服务战略,力求最大程度增加其在人员、内容和技术方面的投资。

为什么 ECM 对我的业务非常重要?

内容就是财富,可以促进数字化转型并为转型提供资金支持。内容当中含有丰富的客户信息,比如他们的行为、情绪以及对于企业的价值,但您必须具备驾驭这些信息的能力,才能充分发掘内容的潜在价值。整个企业中存储在存储库、文件共享和云文件夹中的内容共同代表了企业的知识。现在,企业内容战略比以往任何时候都更加重要,它是实现数字化业务的重要里程标志。

随着内容以空前的速度增长,各企业正在采取具体的步骤来控制内容。“内容混乱”,即缺乏数字化内容并且无法在正确的时间访问正确的内容,这是企业数字化转型过程中面临的最普遍障碍之一。

企业内容管理安全控制

让组织的核心竞争力得以安全地传播与利用。

  • 痕迹记录

    严密的权限控制,用户对具体某一份文档的操作都有痕迹记录。

  • 数字证书

    支持SSL证书,实现加密传输。

  • 登录安全

    支持账密加密传输、手机验证码登录、强密码以及错密锁定等
    安全方案。

  • USBKey

    支持USBKey安全认证登录。


  • 机器指纹

    可根据用户终端机器指纹进行
    登录限制。

  • 防扩散水印

    只读状态的office、图片、PDF等格式文档均有水印显示,
    防止恶意扩散。

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